Resume Materi Administrasi Perkantoran dan Perbekalan

Nama   : Rosawati

NIM    : F1B010001                             

Administrasi logistik

            Setiap organisasi membutuhkan berbagai sarana dan prasarana . semakin beraneka ragam fungsi, tugas, dan kegiatan yang harus diselenggarakan semakin beragam pula sarana dan prasarana yang diperlukan dan digunakan. Titik tolak pembahasan administrasi logistik adalah bahwa agar kegiatan organisasi terlaksana dengan lancar, efisien, dan efektif, dibutuhkan sarana dan prasarana tertentu yang harus tersedia dalam jumlah yang tepat, mutu yang diandalkan, jenis yang sesuai dengan kebutuhan serta tersedia pada waktu yang tepat. Kemampuan suatu organisasi menyediakan semua logistik yang diperlukan selalu terbatas dihadapkan kepada kegiatan yang semakin kompleks dalam rangka pencapaian tujuan yang sifatnya pada dasarnya tidak terbatas.

            Titik tolak dan latar belakang pemikiran yang demikianlah yang mendasari teori administrasi logistik. Pada dasarnya proses administrasi logistik terdiri dari 6 langkah utama, yaitu :

1.      Perencanaan kebutuhan

2.      Pengadaan logistik

3.      Penyimpanan

4.      Distribusi

5.      Penggunaan, dan

6.      Penghapusan.

PEMBAHASAN

1. Perencanaan kebutuhan

            Dalam menyusun suatu rencana yang baik terdapat enam pertanyaan yang perlu terjawab secara meyakinkan ialah apa, di mana, bilamana, bagaimana, siapa dan mengapa. Logistik yang dibutuhkan harus menjamin bahwa penyelenggaraan semua jenis fungsi organisasi baik yang sifatnya fungsi utama maupun fungsi penunjang berlangsung secara lancar, efisien, dan efektif.

·        Kaitan dengan Pertanyaan “APA”

            Jawaban petanyaan “APA” berkaitan erat dan langsung dengan berbagai jenis kegiatan yang seyogyanya diselenggarakan oleh organisasi dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasarannya. Berbagai jenis kegiatan tersebut, seperti dimaklumi, diklasifikasikan pada dua golongan, yaitu fungsi utama dan fungsi penunjang.

·        Kaitan dengan Pertanyaan “Di mana”

            Jawaban terhadap pertanyaan “di mana” menyangkut tempat atau lokasi kegiatan tertentu akan dilaksanakan untuk mana sarana tertentu diperlukan.

Kaitan dengan Pertanyaan “Bilamana”

            Jawaban terhadap pertanyaan ini menyangkut paling sedikit dua hal yaiutu saat tertentu  dan satu kurun waktu tertentu. Pada waktu mana suatu proses kegiatan berlangsung. Tidak kalah pentingnya memperhatikan bahwa jawaban terhadap pertanyaan ini menyangkut ketepatan waktu untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu.

·        Kaitan dengan Pertanyaan “Bagaimana”

            Jawaban pertanyaan ini menyangkut mekanisme dan prosedur kerja dikaitkan dengan penyelanggaraan fungsi utama dan fungsi penunjang.

·        Kaitan dengan Pertanyaan “Siapa”

            Berangkat dari persepsi bahwa manusia merupakan unsur terpenting dalam seluruh proses administrasi, dapat dinyatakan secara katagorikan bahwa jawaban terhadap pertanyaan “Siapa” bahkan juga terpaut langsung dengan tujuan dan berbagai sasaran yang ingin dicapai. Hanya dengan demikianlah rencana kebutuhan benar-benar tersusun secara kontekstual, bukan karangan semata-mata yang mungkin saja secara teoritikal kelihatan bagus, tetapi tidak atau kurang tepat untuk dulaksanakan.

·        Kaitan dengan Pertanyaan “Mengapa”

            Teori perencanaan memberikan petunjuk bahwa pertanyaan “Mengapa” ditunjukkan kepada kelima pertanyaan yang telah dinyatakan sebelumnya. Tegasnya pertanyaan “mengapa” ditunjukkan pada pertanyaan apa, di mana, bilamana, siapa, dan bagaimana. Pertanyaan ini memberikan jaminan bahwa suatu rencana yang dirumuskan dalam hal ini rencana kebutuhan logistik akan benar-benar dapat dipertanggungjawabkan.

2. Pengadaan Logistik

            Berbagai cara dapat ditempuh dalam pengadaan pengadaan logistik seperti membuat sendiri, menyewa, meminjam, dan membeli.

·        Membuat sendiri
biasanya cara ini ditempuh apabila alat yang hendak dibuat relatif mudah (tidak sulit) dan hasilnya memenuhi tuntutan penyelenggaraan kegeiatan operasional.

·        Menyewa
Cara ini ditempuh apabila peralatan yang dibutuhkan itu tidak akan digunakan terus-menerus, melainkan hanya untuk memenuhi suatu kebutuhan sementara.

·        Meminjam
Meminjam, biasanya ditempuh apabila suatu peralatan tertentu hanya diperlukan sementara waktu dan timbul suatu kebutuhan khusus. Organisasi besar tidak lagi lumrah menggunakan cara ini tetapi tidak jarang digunakan oleh perorangan. Ciri khas cara ini adalah bahwa pihak yang meminjamkan tidak dikenakan biaya oleh pihak yang meminjamkan karena kalau dikenakan biaya situasinya berubah menjadi menyewa.

·        Membeli

Pengadaan logistik yang paling banyak dilakukan adalah dengan cara membeli. Tergantung pada jumlah peralatan yang hendak diadakan, baik berupa perangkat keras ataupun luna, serta nilainya, pembelian dapat dilakukan dengan cara :

a.       Melalui tender

b.      Melalui tender terbatas

c.       Pembelian langsung tanpa tender

3. Penyimpanan

            Dalam administrasi logistik, langkah pengadan biasanya diikuti oleh penyimpanan. Alasan utamanya ialah karena sarana kerja yang diadakan dengan berbagai cara mungkin saja tidak langsung digunakan, paling sedikit tidak dalam arti keseluruhan atau akan bisa bermanfaat dilain waktu atau agenda organisasi lainnya.

4. Distribusi

            Demi terselenggaranya berbagai fungsi organisasi, tersedianya alat/barang yang diperlukan dalam jumlah, jenis, mutu, dan waktu yang tepat sangat penting. Salah satu cara yang harus ditempuh untuk menjamin situasi demikian adalah menciptakan sistem distribusi yang cepat, efisien tetapi sekaligus aman.  Agar situasi ini tercipta diperlukan kerja sama yang erat antara satuan-satuan kerja pengguna alat/barang tertentu dengan para petugas penyimpanan, kerjasama yang dimaksud adalah :
            a. Penggunaa alat/barang menyampaikan kebutuhannya dengan jelas (Jumlah, apa, di
                mana, dan untuk kapan)

            b. kecekatan petugas gudang dalam memproses barang permintaan.

            c. bahwa harus ada suatu sistem distribusi yang tidak berbelit-belit.

5. Penggunaan

            Mengenai sitem penggunaan barang inventaris, yang habis sekali pakai dan tidak habis sekali pakai.

6.      Penghapusan
     Inventaris milik suatu organisasi yang tergolong pada klasifikasi “Tidak habis sekali pakai” mengalami depresiasi nilai. Artinya semiakin lama semakin turun, meskipun ada pengecualian dalam hal ini seperti misalnya nilai tanah. Bahkan nilai barang/alat tersebut pada suatu ketika akan mencapai titik nol. Dalam prosedur penghapusan alat/barang tertentu perlu terlihat jelas :

a.       Siapa yang berwenang yang memutuskan penghapusan barang

b.      Bagaimana bentuk pengapusan dilakukan

c.       Teknik depresiasi nilai alat/barang yang akan dihapus.

d.      Manfaat jika diadakan pelelangan.

BAB VII

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Kerangka dasar ilmu administrasi negara kiranya tidak akan lengkap apabila teori dan konsep-konsep tentang administrasi perkantoran tidak dibahas pula. Dikatakan demikian karena tidak ada satu organisasi formal apapun yang tidak memiliki kantor sebagai wahana untuk mewadahi berbagai kegiatan yang diselenggarakannya.

            Pemikiran orang biasanya segera tertuju pada bangunan fisik tempat di mana berbagai kegiatan terselenggara akan tetapi, tegasnya, segala aktivitas yang terjadi dalam satu kantor harus pula dilihat kaitannya dengan seluruh upaya mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang diinginkan untuk dicapai. Untuk memahami administrasi perkantoran secara tepat, dalam bab ini dibahas berbagai topik yang ada kaitannya dengan perkantoran, yaitu :

1.      Pengertian administrasi dalam arti sempit

2.      Peranan kantor dalam suatu organisasi

3.      Manajemen perkantoran

4.      Alat-alat kantor, dan

5.      Bentuk kantor di masa depan

1)      Pengertian administrasi dalam arti sempit

Dalam pengertian sempit, Administrasi dikatan sebagai kegiatan-kegiatan ketata-usahaan yang mencakup korespondensi, kesekretariatan, penyusunan laporan dan kearsipan. Akan tetapi di kalangan para ahli disadari pula bahwa pengertian administrasi yang sesungguhnya jauh lebih luas. Administrasi berarti keseluruhan proses penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang didasarkan pada rasional tertentu oleh dua orang atau lebih dalam rangka pencapaian suatu tujuan dengan menggunakan sarana dan prasarana tertentu pula. Administrasi dalam arti sempit merupakan salah satu komponen dari administrasi dalam arti luas.

2)      Peranan administrasi perkantoran

Meskipun kegiatan administrasi perkantoran adalah penunjang, hal itu sama sekali tidak berarti bahwa kegiatan tersebut kalah pentingnya dibandingkan fungsi utamanya. Penekanan ini dirasakan penting karena tidak sedikit pimpinan organisasi yang menganggap bahwa kegiatan administrasi perkantoran hanya menambah beban organisasi dalam arti tenaga kerja dan pembiayaan dan tidak memberikan kontribusi langsung ke arah tercapaianya tujuan. Administrasi perkantoran bisa dianalogikan sebagai jantung yang memompa darah keseluruh tubuh, kalau jantung tidak bekerja mengalirkan darah maka bagian tubuh akan lumpuh, jika dimasukkan dalam konsep organisasi, administrasi sebagai jantung, administrasi memberikan infomasi kepada seluruh elemen organisasi. Melalui informasi tersebut kemampuan organisasi menjalankan fungsinya akan semakin meningkat.

3)      Manajemen kantor

Terdapat satuan kerja yang tugas utamanya adalah menyelenggarakan kegiatan pengelolaan kantor. Satuan kerja dipimpin oleh seorang yang bisa disebut manajer kantor. Manajer itulah yang bertanggung jawab atas lancarnya segala kegiatan perkantoran bagi seluruh organisasi dalam rangka pemberian dukungan terhadap pelaksanaan tugas pokok dan tugas penunjang organisasi yang bersangkutan. Cakupan tugasnya yaitu menyangkut prasarana fisik dan upaya pendukung kegiatan-kegiatan operasional.

a)       Perihal prasarana fisik

Pengertian awam mengenai suatu organisasi bermula dari bangunan fisik di mana organisasi melaksanakan berbagai kegiatannya dan tidak dapat disangkal bahwa dalam bangunan fisik itulah berbagai kegiatan dilakukan.

b)       Perabotan kantor

Berbagai perabot yang dibutuhkan dalam suatu kantor pada dasarnya dapat digolongak menjadi tiga, yakni : yang berkaitan dengan pelaksanaa tugas pokok, untuk kepentingan penerimaan tamu, dan perabot untuk kepentingan rekreasi.

c)       Alat-alat kantor

yang dimaksud alat alat kantor disini adalah bergabai peralatan yang diperlukan guna penyelenggaraan kegiatan perkantoran, bukan peralatan yang digunakan dalam menyelesaikan tugas pokok organisasi, seperti mesin-mesin di pabrik dan sebagainya.

4)      Kantor masa depan
Banyak pakar yang memperkirakan kantor di masa depan akan lebih canggih dan sangat berbeda dari sekarang karena faktor perkembangan teknologi informasi yang terus berlangsung dengan pesat. Perkiraan yang akan terlihat di antaranya :

a)      Makin berkurangnya tenaga kerja yang berkarya di kantor, bukan karena semaki banyak kegiatan perkantoran yang diambil alih oleh mesin melainkan akan terjadi “Telecomputing” dalam arti seorang karyawan dapat menyelesaikan tugas kantornya dirumah dan menyampaikan hasilnya dengan cara email.

b)      Kantor tanpa kertas, data dan informasi diproses bisa melalui bentuk softcopy.

Akan tetapi satu hal kiranya jelas yaitu bahwa bentuk kegiatan kantor bisa saja berubah, tetapi adanya kantor sebagai “jantung” organisasi kiranya tidak akan pernah hilang sama sekali. Karena itu perhatian tentang pentingnya pengelolaan kantor tidak seharusnya berkurang.