ADMINISTRASI PERKANTORAN DAN PERBEKALAN
TUGAS
ADMINISTRASI PERKANTORAN DAN PERBEKALAN
UPAYA
MENCIPTAKAN EFISIENSI PERKANTORAN
Disusun Oleh :
Rosawati F1B010001
Susilowati F1B010067
Windy Permatasari F1B010081
Novi Apriliyani F1B010082
Bela Puragasari F1B010084
Yuni Dwi Irmawati F1B010090
Titi Rahmawati F1B010095
Thahrina Azriah F1B010113
Nina Kurniawati F1B010115
Putri Risdiani F1B008
UNIVERSITAS
JENDERAL SOEDIRMAN
FAKULTAS
ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
JURUSAN ILMU
ADMINISTRASI NEGARA
PURWOKERTO
2012
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Fungsi administrasi di perkantoran seringkali dianggap sebagai sesuatu yang mudah, akan otomatis dapat dilakukan oleh semua orang Sehingga seringkali keberadaanya tidak dikelola dengan perencanaan yang baik. Sehingga sering kali aktivitas sebuah perusahaan menjadi terhambat terkendala oleh masalah administrasi. Dari mulai perencanaan dan penjadwalan aktivitas yang tidak sesuai dan tidak tepat waktu, arsip yang berantakan dan kalasifikasi dokumen tidak konsisten, penyelesaian pekerjaan yang tidak tepat waktu dan banyak lagi hal-hal buruk yang bersumber dari pengelolaan administrasi yang tidak optimal. Pada akhirnya itu semua akan membuat meningkatnya biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Semua perusahaan menginginkan segala sesuatu yang efektif dan efasien dalam proses penyelenggaraannya. Tetapi kenyataan yang terjadi tidaklah seperti yang diinginkan para pelaku dalam perusahaan. Dalam sebuah proses penyelenggaraan, apalagi untuk menciptakan sebuah kualitas kerja yang efektif dan efisien tidaklah segampang yang kita kira, tentu saja ada banyak kendala dan hambatan yang akan muncul.
Oleh karena, saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.
Sebuah kantor atau perusahaan, agar bisa berkembang secara sehat ke arah tujuan dan target yang telah ditentukan, semua karyawannya termasuk sekretaris pimpinan, manajer kantor dan pegawai administrasinya perlu mengetahui dan menyadari misi dan tujuan kantor yang menjadi tempat kerjanya. Untuk mencapai tujuan itu, pekerjaan perkantoran yang kelihatannya tidak berat tidak bisa diremehkan begitu saja, karena kegiatan perkantoran itulah yang mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan kantor atau perusahaan. Semua pekerjaan harus dikerjakan dengan perencanaan yang matang dan sebuah perencanaan harus disusun berdasarkan kenyataan yang ada didepan mata yang digabung dengan kebijaksanaan yang sudah digariskanoleh pimpinan atau pihak yang berwenang, dengan satu tujuan supaya bisamencapai target sebesar-besarnya sesuai dengan cita-cita kantor.Jika sebuah perencanaan kerja sudah selesai disusun, maka rencanakerja itu perlu dilaksanakan dengan cara seefisien mungkin. Dengan perkataan lain, prinsip efisiensi kerja perlu diterapkan pada pelaksanaandarirencana kerja itu. Dengan cara kerja yang sistematis seperti itu, tujuandan target kantor akan menjadi mudah untuk dicapai.Dengan demikian, perencanaan kerja harus disusun dengan efisiensikerja yang memadai untuk mencapai tujuan dan target yang sudahditentukan. Semua ini harus bisa terkontrol dengan pekerjaan kantor yangdilakukan sehari-hari.Sebuah ide bagus yang masih ada di dalam benak, tidak bisa langsungdijadikan sebagai sebuah rencana yang konkrit. Ide itu harus dijadikan dulu sebuah perencanaan kerja, setelah itu baru bisa dibuat menjadi sebuahrencana kerja yang konkrit. Perencanaan kerja sebelum dijadikan rencana kerja harus mendapatpengesahan lebih dulu dari pimpinan yang berwenang. Sesudah mendapatpersetujuan, perencanaan kerja yang mengambil bentuk konkrit sebagai rencana kerja baru dapat dilaksanakan.
B.
Rumusan Masalah
1.
Apa definisi
Efisiensi, Kantor, dan Efisiensi Perkantoran ?
2.
Apa saja
masalah-masalah yang mungkin muncul dalam proses penyelenggaraan Perkantoran
dan Bagaimana upaya untuk mengatasinya, agar tercipta pekerjaan kantor yang
efektif dan efisien ?
BAB II
PEMBAHASAN
A. Definisi Efisiensi, Kantor, dan Efisiensi Perkantoran
Definisi
Efisiensi
1. Efisiensi
menurut Mulyamah (1987;3) yaitu:
“Efisiensi merupakan suatu ukuran dalam membandingkan rencana penggunaan
masukan dengan penggunaan yang direalisasikan atau perkataam lain penggunaan
yang sebenarnya”
2.
Sedangkan menurut SP. Hasibuan (1984;233-4) yang
mengutip pernyataan H. Emerson adalah:
“Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan
output (hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber yang dipergunakan),
seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang
terbatas. Dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan.”
3. Secara singkat, Efesiensi memiliki
arti “hemat segala-galanya”.
Secara singkat efesiensi adalah: usaha menghemat materi,
tenaga, waktu dan sebagainya dalam rangka mengerjakan sesuatu untuk mencapai
tujuan tertentu.
4. Efisien
setidaknya suatu kegiatan
kerja dapat dilihat dari dua segi, yaitu segi usaha
dan segi hasil. Dari segi usaha : suatu
hasil dapat dicapai dengan usaha yang kecil atau sedikit. Dari segi hasil :
dengan usaha tertentu memperoleh hasil yang banyak. Dengan demikian,
sesuatu dapat dikatakan efisien bila terjadi dengan usaha yang kecil
diperoleh hasil yang banyak.
Dalam arti,
segala sesuatunya dilakukan dengan berdaya guna dan tepatguna
(= tepat, cepat, hemat, dan selamat).
o Efisien, perbandingan yang terbaik antar suatu hasildengan usahanya
atau antara pemasukan denganpengeluaran.
o Efektif , suatu kemampuan untuk dapat menyelesaikan segala tugas yang diserahkan
sesuai dengan rencana(tepat waktunya).
o Tepat,
menunjukkan kena sasarannya; Apa yangdikehendaki tercapai atau
menjadi kenyataan.Cepat, menunjukkan waktu; Tidak banyak waktu terbuang,selesai pada waktunya
o Hemat, berarti dengan biaya yang sekecil-kecilnya diperoleh hasil yang sebesar-mesarnya, tanpa adanya pemborosan atau penghamburan biaya, bahan, tenaga,waktu
dan pemikiran.
o Selamat, menunjukkan kelancaran proses; Segalasesuatunya sampai
pada tujuan yang dimaksud
tanpamengalami hambatan-hambatan, kelambatan ataukemacetan-kemacetan.Jadi berdasarkan pengertian tadi, dapat dijelaskan kembalibahwa sesuatu yang efektif belum tentu dikatakan efisien.Karenanya menitik beratkan pada hal-hal yang berbeda.
o Efektif,
pada tujuan yang akan dicapai sesuai rencana,kurang memperhatikan usaha atau biaya yangdipergunakan. Dengan biaya berapa saja asal tujuantercapai. Hal ini memungkinkan terjadinya pemborosanatau penghamburan-penghamburan yang tidak perlu.
Definisi Kantor
1.
Pengertian kantor : “Tempat
atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi. Proses penyelenggaraan
kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian
data / informasi. Sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat
administratif, manajerial, dan fasilitatif.”
2.
Menurut Sheddy Chandra
adalah : “Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat
kegiatan administrasi dan tempat
pengendalian kegiatan informasi. Berarti segala macam urusan
di dalam organisasi harus melewatikegiatan kantor dan keluar masuknya
informasi menyangkut organisasi juga harus melalui kantor.”
Ciri-Ciri Kantor:
Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan.2. Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan,penyederhanaan
sistem manajemen, metode kerja,mencapai efisiensi dalam
pekerjaan tata usaha.
3.
Menurut
Kamus besar bahasa indonesia:
“ balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan
dsb); 2tempat bekerja; balai (gedung, rumah, ruang) tempat
mengurus suatu pekerjaan (perusahaan dsb); 2tempat bekerja;
Efisiensi Kantor
Secara singkat dapat dikatakan
bahwa efisiensi perkantoran
adalah upaya penghematan segala hal di dalam pelaksanaan kerja.
B.
Masalah yang
Mungkin Muncul dalam Penyelenggaraan Perkantoran serta Upaya Mengatasinya
Efisiensi perkantoran merupakan upaya penghematan
segala hal di dalam pelaksanaan kerja. Semua pegawai yang ada di dalam kantor
harus menyadari bahwa melakukan upaya efisiensi di dalam kantor adalah
kewajiban semua orang tanpa kecuali karena mereka semua hidup dari kantor itu,
yang berarti kantor merupakan nyawa yang amat berharga, sehingga perlu
dipelihara dan dipertahankan sebagaimana mestinya. Seandainya bisa diupayakan
menjadi lebih baik, mengapa tidak dilakukan?
Nah, justru
untuk menjawab pertanyaan itu, efisiensi dalam kantor menjadi bahan yang perlu dibicarakan.
Berbicara tentang efesiensi dalam kantor, berarti melakukan segala upaya
penghematan untuk keperluan kantor, yang bertujuan supaya beban perongkosan
yang ditanggung kantor menjadi bisa berkurang, sehingga kantor bisa tumbuh
menjadi sehat. Efisiensi dalam kantor bisa dilakukan mengenai segala hal mulai
dari alat-alat tulis.
Melakukan penghematan tentang
alat-alat tulis kantor merupakan salah satu upaya efisiensi dalam kantor.
Misalkan kertas.kertas yang dipakai untuk naskah konsep mestinya dipakai secara
bolak-balik dua muka. Kalau dipakai hanya satu muka, berarti tidak bekerja
dengan efisien, yang juga berarti tidak menjalankan efisiensi dalam kantor.
Bolpen harus dipakai sampai habis, baru dibuang. Pensil harus dipakai sampai
pendek tidak bisa dipakai lagi. Pendek kata, pemakaian semua alat tulis, tidak
ada yang bisa luput dari tindakan efisiensi dalam kantor.
Tindakan efisiensi dalam kantor
juga mencangkup peralatan mesin. Mesin-mesin kantor yang sehari-harinya
berfungsi sebagai alat penunjang pekerjaan kantor harus dipelihara dengan baik.
Tanpa mereka, pekerjaan kantor akan macet. Maka, pemeliharaan dan perawatannya
perlu dilakukan secara rutin. Perawatan harus dilakukan sendiri, kecuali
terjadi kerusakan yang berat di luar jangkauan.
kemampuan karyawan kantor, baru
diserahkan kepada tukang servis dari luar. Dalam hal penggandaan, selain mesin
foto kopinya perlu dirawat, kalau melakukan penggandaan pun secukupnya saja,
jangan sampai terjadi penggandaan yang berlebihan sehingga terjadi pemborosan.
Selain alat-alat tulis dan perlatan
kantor, efisiensi dalam kantor juga menjangkau barang-barang lain milik kantor
baik yang bergerak maupun tidak bergerak. Benda-benda tidak bergerak seperti
tanahdan bangunan lebih mudah untuk dipelihara dan dpertahankan. Seperti
bangunan,kalau tidak terjadi kejadian insidental seperti bocor dan sebagainya,
lebih mudah untuk dipertahankan. Tetapi, benda-bendabergterak seperti mobil juga
tidak luput dari pemeliharaan da perawatan. Tanpa pemeliharaan dan perawatan,
benda-benda bergerakitu sulit untuk dipertahankan.
Sejumlah kelemahan atau perbuatan
yang bisa menimbulkan pemborosan yang menjadi musuh dari upaya efisiensi dalam
kantor, dalam hal pemeliharaan atau pemakai barang-barang dapat disebutkan antara
lain seperti berikut ini :
1) Kelengahan menangani bahan-bahan
mentah sehingga terjadi kerusakan atau kadaluarsa. Jikalau di pabrik, ada
banyak bahan-bahan mentah yang harus terusmenerus diawasi dan dipantau serta
diperiksa, sebab kalau sedikit lengah saja, ada kemungkinan bahan mentah itu
menjadi rusak misalnya karena kadaluarsa (sudah lewat waktu pakainya), khususnya
adalah bahan-bahan kimiawi.
2) Kelengahan menangani
peralatan produksi.Mesin-mesin yang dipergunakan di pabrik harus selalu diperiksa
kondisinya. Pemeriksaan rutin ini termasuk perawatan. Misalnya minyak
pelumasnya apakah masih bagus, rantai penghubungnya apakah masih kuat, suku
cadang kollagernya apakah masih berfungsi normal, tidak oblak dan sebagainya.
Semua ini kalau lengah, bisa menyebabkan terjadinya kerusakan mendadak yang
sudah tentu akan membawa akibat terjadinya pemborosan yang tidak perlu.
3) Pemuatan barang yang berlebihan
pada alat angkut. Semua alat angkut seperti truk punya kapasitasnya. Oleh
karena itu, pemuatan barang yang berlebihan pada alat angkut in bisa menyebabkan
timbul kerusakan pada alat angkut itu. Barang yang tidak dipakai karena
kelebihan tidak dikembalikan ke tempat asal. Dalam pemakaian barang, sering
kali terjadi kelebihan barang sehingga tidak dipakai. Barang-barang yang
kelebihan ini mestinya langsung dikembalikan ke tempat asal penyimpanan
misalnya gudang, jikalau tidak langsung, ada kemungkinan barang-barang itu menjadi
hilang atau rusak atau cacat sehingga terjadi pemborosan.
4)
Cara pengoperasian peralatan yang tidak tepat. Semua alat ada cara
pengoperasiannya sesuai dengan ketentuan dari pabrik pembuatnya. Jikalau cara
pengoperasian ini tidak ditaati, bisa terjadi kerusakan pada peralatan itu.
5)
Pemakaian barang atau peralatan yang tidak sesuai dengan tujuannya. Semua
barang atau peralatan memiliki tujuan pemakaian sendiri. Tujuan pemakaian ini
sudah ditentukan oleh pabrik yang memproduksinya, maka jikalau kita memakai
barang atau peralatan itu tidak sesuai dengan tujuan semula, ada kemungkinan
akan timbul kerusakan atau kejadian buruk yang lain.
6)
Kerusakan kecil dibiarkan. Peralatan seperti alat angkut, jikalau dipakai
terus, pada suatu saat pasti akan timbul kerusakan; ada kemungkinan kerusakan
itu pada mulanya adalah kerusakan kecil. Kerusakan kecil ini harus langsung ditangani,
sebab jikalau tidak, berarti dibiarkan, kerusakan kecil itu bisa berkembang
menjadi kerusakan besar bahkan adalah kerusakan yang fatal sehingga terjadi
pemborosan besar.
7)
Memakai barang
berlebihan. Barang-barang yang tidak dipakai, barang apapun juga, semestinya dipakai
dalam jumlah secukupnya saja, tidak perlu dilebihkan.
8) Kelambatan dalam
laporan
Jika ada kejadian dalam kantor, karyawan
bersangkutan semestinya dengan
cepat membuat
laporan kepada atasannya, agar supaya bias diambil langkah-langkah
yang diperlukan untuk mengatasi kejadian itu.pembuatan dan
penyerahan laporan ini jikalau terlambat, maka akan ada kemungkinan
kejadian itu menjadi tidak bisa diatasi lagi sehingga banyak
merugikan kantor.
Inti dari upaya Efisiensi
“Dalam Kantor, Penghematan dalam segala hal dan segala bidang di dalam Kantor”.
Penghematan yang dimaksud adalah
sudah tentu dalam arti tindakantindakan ke arah berhemat, tidak
memakai barang secara sembarangan. Di sini ada perbedaan antara pengertian
‘hemat’ dan ‘pelit’. Hemat adalah moral
baik manusia yang bertindak untuk diri sendiri memakai barangsecukupnya saja,
tetapi ‘pelit’ adalah moral buruk manusia yang betindak tidak mau
berbagi sebagian rejekinya kepada orang lain.
Ada lima unsur sumber
kerja sehubungan dengan efisiensi di dalam pelaksanaan perkantoran modern,
yaitu :
1.
Pikiran
2.
Tenaga
3.
Waktu
4.
Ruang
5.
Nilai
Syarat
Efisiensi kerja
1.
Berguna
2.
Ekonomis
3.
Dapat
dipertanggungjawabkan
4.
Ada pembagian kerja
5.
Wewenang dan
tanggungjawab sama
6.
Prosedur kerja praktis
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Ã
Efisiensi menurut Mulyamah (1987;3) yaitu:
“Efisiensi merupakan suatu ukuran dalam membandingkan rencana penggunaan
masukan dengan penggunaan yang direalisasikan atau perkataam lain penggunaan
yang sebenarnya”
Ã
Menurut Sheddy Chandra
adalah : “Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat
kegiatan administrasi dan tempat
pengendalian kegiatan informasi. Berarti segala macam urusan
di dalam organisasi harus melewatikegiatan kantor dan keluar masuknya
informasi menyangkut organisasi juga harus melalui kantor.”
à Secara
singkat dapat dikatakan bahwa efisiensi
perkantoran adalah upaya penghematan segala hal di
dalam pelaksanaan kerja.
DAFTAR
PUSTAKA
Comments
Post a Comment